新型コロナウイルスなど、感染症が世界中で広がる昨今、企業においてはテレワークが求められています。そのため、社内ポータルサイト導入を検討している企業が非常に多いです。社内ポータルサイトを構築する方法はさまざまですが、WordPressで制作するとメリットがたくさんあります。そこで、今回はWordPressで社内ポータルサイトを構築するメリットなどについて詳しく解説しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。
また、最後に当社が新たに作成を行った社内共有サービスの「KYO-YU」についてもご案内をさせて頂きます。
社内ポータルサイトってそもそも何？
社内ポータルサイトとは、社内のあらゆる情報を検索できるWebサイトのことです。そして、社内にあるアプリケーションにアクセスするための入り口のような役割を担います。
一般的なポータルサイトは、GoogleやYahoo!が有名です。さまざまな情報が公に公開されており、利用する人すべてが情報を検索することができます。
一方、社内ポータルサイトは、社員だけが情報を検索することが可能です。そのため、社内のネットワークからしか閲覧できないというケースが多くなっています。社内ポータルサイトは、アクセス制限のある社員専用のGoogleやYahoo!というイメージも持つとわかりやすいでしょう。
社内ポータルサイトの特徴について
社内ポータルサイトには、さまざまな特徴があります。一つひとつ詳しくチェックしていきましょう。
テレワークで活用しやすい
テレワークという言葉はすでに聞き慣れている方も多いはずです。今までは、会社に出社して仕事をするという働き方が一般的でした。しかし、感染症などのリスクを下げるために、テレワークを導入している企業が増えています。
社内ポータルサイトはテレワークをする際に最適なツールと言えるでしょう。例えば、自宅からアクセスして仕事に必要な情報を収集することができます。同僚に電話やメールで聞いたり、作業に必要な情報を伝えたりする必要がないので便利です。
社内の情報共有が非常に簡単
情報の共有が簡単という点も特徴のひとつです。会社の規模が大きく、複数の事業所や部署がある場合、情報をすべての社員に行き渡らせるまでに膨大な時間を要します。特に冊子などを使うと数日かかるケースも少なくないでしょう。
一方、社内ポータルサイトであれば、一瞬ですべての人に情報を共有することが可能です。例えば、情報を共有したい記事をサイトにアップロードして、読んでおくように促せば、社員は一斉にアクセスすることができるため、短時間で情報共有ができます。
業務に必要なツールが集約されているので便利
必要なツールを集約できるという特徴があります。仕事に必要なマニュアルや書類をサイト上にアップロードしておくことで、社内ポータルサイトがツールの窓口になることが可能です。必要な情報を収集するために、容易にアクセスしてツールを使用できるので、作業効率化なども期待できるでしょう。
社員同士の交流が向上
社員同士の交流が向上するという点も特徴にひとつです。例えば、サイトを使って勉強会を募集することもできるので、交流が活性化します。また、社内ポータルサイトにSNS機能やメッセージ機能を搭載することが可能です。社外から同僚や上司とメッセージのやり取りができるので、社員同士の交流がしやすいでしょう。
ペーパーレス化を期待
ペーパーレス化を期待することができます。社内ポータルサイトで情報を共有すれば、紙を使った情報発信は不要です。また、紙を使用しないことで、経費削減に繋がるので、会社側にもいくつかのメリットがあるでしょう。
社内ポータルサイトをWordPressで作るメリットとは！？
社内ポータルサイトを構築する方法はさまざまです。しかし、Webサイトに精通する方の多くがWordPressでの構築を推奨しています。その理由は、WordPressを使うことでたくさんのメリットが獲得できるからです。
無料で構築することができる
WordPressで構築するメリットのひとつに価格を挙げることができます。例えば、社内ポータルサイトを構築できるMicrosoft社の「Office 365 SharePoint Online」は、年額1ユーザーあたり6,480円〜です。単純計算になりますが、社員が100人いる場合、年額64万円以上もかかる計算になります。
一方、WordPress導入にかかる費用は無料です。もちろん、サーバーやドメインなどを契約する必要がありますが、月額2,000円未満で構築することも可能でしょう。利用のユーザー制限もないので、WordPressで構築すれば格安で社内ポータルサイトを作ることができます。
ちなみに、こちらのページではWordPressの導入費用について詳しく解説していますので興味のある方はチェックしてください。
必要最低限の知識で構築が可能
必要最低限の知識で作れる点もメリットです。WordPressはコンテンツ管理システムなので、Web構築に関する知識がない人でも社内ポータルサイトの制作ができます。例えば、JavaScriptやPHPなどのプログラミング言語を知らない方でも作ることが可能です。また、プラグインをインストールするだけで、機能を追加することができるので、必要最低限の知識で構築していくことができるでしょう。
しかし、HTMLやCSS、CMSに関する知識は必要不可欠です。そのため、これらに関しても全く知識がないという方は制作会社の手を借りるのもひとつの方法かもしれません。
デザインにもこだわれる
WordPressには、テーマがあります。テーマはサイトデザインの大部分を担います。そのため、自分好みのものを選択すれば、”かっこいい”もしくは”かわいい”社内ポータルサイトを作ることが可能です。
WordPressのテーマは無料のものから有料のものまであり、そして種類が非常にたくさんあります。
・初心者におすすめ！無料でインストールできるWordPressテーマ8選
・初心者は要チェック！有料だけど絶対におすすめしたいテーマ8選
また、制作会社に依頼すればゼロベースで制作してもらうことも可能なので、デザインにこだわりたいという方は制作会社を利用するのがおすすめです。
・WordPressサイトを制作会社に依頼しよう！制作会社に依頼するメリットとは？
社内ポータルサイトを作成する際の注意すべきこと
とりあえず社内ポータルサイトを立ち上げてしまえばいいと思っている方も少なくないでしょう。しかし、ただ立ち上げるのではなく、注意点に配慮しながら制作するのがおすすめです。ここでは、構築する際、どのような点に注意すべきなのかを解説します。
全社員が使いやすいテーマを採用する
テーマの使いやすさに注意を払うことをおすすめします。基本的に使うのは社員であり、社員が使いづらいものを採用すると、社内ポータルサイトの利用率が低下する可能性があるでしょう。
・検索のしやすさ
・情報収集のしやすさ
・快適な操作性
上記のような点に配慮しながらテーマを選択すると利用率の高い社内ポータルサイトを構築することができるのではないでしょうか。
サイトを部署ごとなどに点在させない
社内ポータルサイトはひとつに統合するといいでしょう。企業規模が大きい場合、部署ごとでサイトを立ち上げてしまいがちです。しかし、複数のポータルサイトが点在していると部署をまたいだ情報収集がしづらく、将来的に不便さを感じることも出てくるでしょう。
セキュリティを考えて構築する
構築する上でもっとも注意すべき点はセキュリティです。社内ポータルサイトの中には、外部には公開できない機密情報を共有するケースもあります。もし、セキュリティが軟弱な場合、外部に情報が漏れてしまう可能性があるでしょう。WordPressには、サイトセキュリティ向上のためのプラグインが複数公開されているので、積極的にインストールすることをおすすめします。
ちなみに、こちらのページでは、WordPressのセキュリティ対策について詳しく解説していますので、興味のある方はチェックしてください。
まとめ
今回は、社内ポータルサイトの特徴やWordPressを使って構築するメリットをご紹介しました。費用面や構築のしやすさに魅力を感じることができた方も多いでしょう。ぜひ、この機会にWordPressを使い社内ポータルサイトを構築してテレワークに対応できる企業づくりをしてみてはいかがでしょうか。
GrowGroupでは、社内ポータルサイトのサービス「KYO-YU」というサービスを行っており、
Wordpressをベースとした社内Wikiや社内報、社内共有ができるツールとなります。
初期費用のみで運営ができる小回りの利くサービスとなっておりますので、ぜひ一度デモサイト依頼などでお試しいただければと思います。
Udemyを実際に体験した方の感想記事もぜひご覧ください♪
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