テレワークの必要性が急速に増している昨今、企業においては社内Wikiを構築・活用するところが多くなっています。実際に、これからWordPressを使って構築を検討している方も少なくないでしょう。WordPressで社内Wikiを構築する場合、活用できるプラグインがたくさんあるのをご存知でしょうか。今回は、社内Wikiを構築する際におすすめのWordPressプラグインを厳選してご紹介しますので、興味がある方はぜひチェックしてください。
また、最後に当社が新たに作成を行った社内共有サービスの「KYO-YU」についてもご案内をさせて頂きます。
社内Wikiについて
社内Wikiとは、社内の情報がストックされたサイトのことです。情報共有や社員のコミュニケーションを円滑にするために使われます。
Wikipediaという情報サイトをご存知でしょうか。社内Wikiは、このWikipediaの社内版と考えると理解しやすいでしょう。しかし、Wikipediaの場合はインターネットを利用するすべての方たちに向けた情報提供サイトです。一方、社内Wikiは社員のみが利用するサイトになります。そのため、特定の人たちだけで情報を共有するという点は大きな違いです。
現在社内Wikiが注目されている理由
社内Wikiは現在、もっとも注目されているツールです。なぜ、これだけ注目されているのか解説していきます。
テレワークが求められる時代
テレワークの推進が理由のひとつとして挙げられます。新型コロナウイルスの完成拡大により、緊急事態宣言が発令されました。これを受けて、さまざまな企業がテレワークという働き方に移行するようになったのです。
在宅ワークをする場合、インターネットを通じて作業に必要な情報を収集したり、社員同士がコミュニケーションを取ったりしなければなりません。そこで、社内Wikiの導入が注目されはじめました。
社内Wikiを構築すれば、在宅ワークでも社員が作業に必要な情報を簡単に収集することができます。また、在宅ワークができることで、同時に感染症にかかるリスクも下げられるので、社員を守るために導入する企業が多くなりました。
業務の効率化
業務の効率化も注目される理由のひとつです。社内Wikiを構築すれば、必要な情報を自分で検索して調べることができます。同僚や上司にわからないことを聞きに行く手間が省けるので、業務効率化を期待することができるでしょう。また、社内WikiにSNS機能やメッセージ機能を導入すれば、サイト上で相談したいことや聞きたいことを完結できます。電話やメールを使わなくてもいいので非常に便利です。
ペーパーレス化
資料をファイルにまとめる必要がなくなります。社員同士で共有した情報は、サイト上にアップロードすればいいので、ペーパーレス化を期待することができるでしょう。同時に、経費の削減や管理の煩雑さを少なくできるので、メリットを感じる方も多いのではないでしょうか。
社内WikiをWordPressで作る際に活用できるプラグイン8選
WordPressを使って社内Wikiを構築する場合、プラグインを使うと簡単に機能を追加できるので便利です。社内Wiki構築の際の便利なプラグインは8つありますので、一つずつご紹介していきます。
WP-Members Membership Plugin
WP-Membersは、シンプルな会員サイトを構築できるプラグインです。記事の内容を閲覧できるのは会員限定のみにできるので、社内Wikiを簡単に構築することができます。また、ユーザーのプロフィールも作成できるので、社員の自己紹介ページも作ることが可能です。
一方、会員レベルの管理はできません。そのため、会社の上層部だけがアクセスできるページなどを作りたい方は、不向きになります。すべての社員で情報を共有する場合、適したプラグインとなるでしょう。
Simple Membership
Simple Membershipは、会員レベル管理機能が搭載されています。これにより、社内の部署ごとに閲覧権限を振り分けることができます。また、社内の一部の人間のみで情報を共有するということも可能です。しかし、項目の変更などができないため、柔軟性の高いプラグインではありません。そのため、一定の成約を外したいという方は別のプラグインと連携する必要があるでしょう。
Simple Membershipは日本語化されていないプラグインです。もし、日本語化されていないと使いづらいという場合、ほかのプラグインを利用するといいでしょう。
ProfileGrid
ProfileGridをおすすめする理由は、メール通知機能が搭載されている点です。例えば、新しい情報を共有したい場合、メール通知機能を利用して全社員に情報が追加されたことを知らせることができます。
また、ユーザーのコンテンツ投稿が可能です。社員が情報を共有したい場合、自分でコンテンツを作成し社内Wikiを通じて情報を共有することができます。そのため、社内Wikiに適したプラグインと言えるでしょう。
さらに、会員向けのコミュニティを作成することもできます。社員同士が会話を交わせるツールも同時に導入できるので、ProfileGridをインストールするだけで社内Wikiに必要なさまざまなツールを導入することができるでしょう。
Ultimate Member
Ultimate Memberも社内Wikiを構築する際におすすめのプラグインです。Ultimate Memberを使えば、ショートコードを使って独自のログイン機能や社員登録機能(ユーザー登録機能)を導入することができます。また、WP-Membersのようにプロフィールページの作成も容易です。
ユーザー権限も細かく決めることができます。WordPressの既存権限グループに対するアクセスの許可やブロックの編集が可能です。新しい権限グループを追加することもできます。
Groups
権限を細かく設定できる社内Wikiを構築したい方におすすめです。Groupsを使うことでグループ別のユーザー管理とコンテンツ管理、アクセス制御を実現することができます。グループは無制限で作成することが可能です。また、ユーザーを任意のグループに割り当てることができたり、ユーザーの所属するグループ機能を継承できたりします。Groupsをインストールするだけでユーザー管理と権限に関するさまざまな機能を搭載できるので、非常に便利なプラグインです。
User Role Editor
User Role EditorはWordPress権限グループの追加やグループの権限内容を詳細に設定できるプラグインです。もし、直接コードを編集することができれば、社員の階級や立場などに応じて見せるコンテンツを限定することもできます。
また、コードを編集できない方でもUser Access Managerというプラグインを使えば、管理画面でアクセス制限をグループごとに付与することが可能です。直接コードの書き換えなどが必要になるケースも多いので、WordPressやPHPなどに精通している方に利用をおすすめします。
BuddyPress
社内WikiにSNS機能を搭載したいという方も多いのではないでしょうか。BuddyPressをインストールするだけでSNSのような会員サイトを作ることができます。
ユーザー同士のメッセージ機能やプロフィール作成なども可能で、社員同士のコミュニケーションを活発化させられるでしょう。また、サイト内でコミュニティも作成することができます。さらに、タイムライン機能もあるので、コミュニケーション重視の社内Wikiを構築したいという方におすすめのプラグインです。
Theme My Login
Theme My Loginは初心者におすすめのプラグインです。日本語化されているので使いやすいというメリットがあります。また、インストールするだけでログイン画面とログアウト画面、会員登録画面が自動生成されるので、簡単に社内Wikiを構築することが可能です。
しかし、それぞれの会員で権限を付与する場合、別のプラグインと連携が必要になります。しかし、社員全員が閲覧できる社内Wikiを構築したい方は非常に簡単なのでおすすめです。
まとめ
今回は、WordPressで社内Wikiを構築する際におすすめできるプラグインを8つご紹介しました。プラグインの種類は複数ありますが、それぞれで実現できる・実現できないことが異なります。また、プラグインによってはある程度のWeb構築に関する知識が求められるものもあるので、慎重に選択するといいでしょう。
GrowGroupでは、社内ポータルサイトのサービス「KYO-YU」というサービスを行っており、
Wordpressをベースとした社内Wikiや社内報、社内共有ができるツールとなります。
初期費用のみで運営ができる小回りの利くサービスとなっておりますので、ぜひ一度デモサイト依頼などでお試しいただければと思います。
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