社内Wikiの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。昨今、日本ではテレワークという働き方が積極的に採用されています。その理由は、感染症などによるリスクを低下させて企業が効率的に業務をこなすためです。テレワークの場合、作業に必要な資料を共有したり、インターネットなどを通じてコミュニケーションを図ったりする必要性が出てきます。そこで、社内Wikiを導入しようという会社が増えているというわけです。
社内Wikiの構築方法はさまざまですが、WordPressを利用する方が多くなっています。今回は、WordPressを活用して社内Wikiを作るメリットなどをご紹介しますので、興味のある方はぜひチェックしてください。
また、最後に当社が新たに作成を行った社内共有サービスの「KYO-YU」についてもご案内をさせて頂きます。
社内Wikiって何？
社内Wikiとは、社内で情報やノウハウを共有するためのサイトのことです。サイト管理者やページ作成者だけでなく、社員全員がサイトのページを閲覧したり、作成したりすることができます。とても有名なサイトにWikipediaがありますが、それとほぼ同じと考えてもいいでしょう。
しかし、社内Wikiの場合は、企業内のみに情報が公開されます。Wikipediaのように、インターネットを利用できるすべての方が閲覧できるわけではありませんので、その点は大きな違いとなるでしょう。
社内Wikiのメリットを知る！
社内Wikiを導入するメリットは、大まかにわけて5つあります。具体的にどのようなメリットがあるか知りたい人は参考にしてください。
問い合わせ処理の負担軽減
1つ目のメリットは、問い合わせが少なくなるという点です。仕事をする場合、わからないことや上司に聞きたいことが必ず出てきます。わからないことがあるたびに上司に質問をしていると、上司はその問い合わせに返答しなければならないので、非常に負担が大きいです。
一方、社内Wikiが構築されている場合、上司に質問する前に社内Wikiで聞きたいことを検索することができます。これにより、問い合わせの数が減るので、上司の負担軽減や作業効率化を期待することができるでしょう。
会議の効率化
2つ目のメリットは、会議の効率化を期待できることです。会議を効率的に進める場合、前提知識が必要不可欠になります。会議前に社内Wikiで情報に目を通すことで、社員全員が前提知識を習得することが可能です。会議に参加している人たちが経緯を把握しているため、無駄な質問を減らせるでしょう。
ノウハウを簡単に共有
ノウハウをサイト上で簡単に共有できるのでメリットがあります。すでに問題を解決した内容を社内Wikiにアップしておけば、同じ問題に直面した社員がそれを見てスムーズに解決することが可能です。また、Webサイトなので遠隔からでもアクセスでき、共有が簡単な点も魅力です。
人材育成に活用できる
人材育成にも活用できる点はメリットです。社内Wikiに新入社員が覚えるべきことをあらかじめまとめておくことで、指導する側が細かく説明しなくても知識を習得することができます。また、質問なども受け付けられるので、チャットなどで返信することが可能です。これにより、研修担当者の負担が大幅に減り、研修時間の短縮も期待できます。さらに、リモート研修も実現することができるでしょう。
開かれた組織づくりができる
社内Wikiは社員全員が社内の情報を共有することができます。情報が不透明になることがなく、経営方針やKPIの進捗も発信することで、経営側の意図も簡単に汲み取ることが可能です。経営状態が見えづらいよりも、オープンな状態のほうが社員も親近感が湧き、社員全員が団結できる会社作りを実現できるのではないでしょうか。
WordPressで社内Wikiを作成するメリットとは！？
WordPressで社内Wikiを構築するメリットは複数あります。WordPressが選択肢の中に入っている方は、参考になるでしょう。
導入コストを削減できる
導入コストを削減できる点がメリットです。WordPressはオープンソースソフトウェアになるため、料金が無料になります。ダウンロードのときはもちろんのこと、月額費用などもかかりません。また、デザインを決めるテーマに関してもたくさんの種類が無料配布されています。
しかし、WordPressを動かすためには、サーバーやドメインの料金は必要です。また、高度な機能やデザインにこだわりたい方は制作会社に依頼するケースが多いため、ある程度料金がかかります。しかし、制作会社に依頼する場合でも数十万円で作成してもらうことが可能です。
ちなみに、こちらのページでは、WordPress導入にかかる費用相場を詳しく解説しています。興味のある方はぜひアクセスしてみてください。
プラグインで簡単に機能追加が可能
プラグインを利用できる点もメリットです。無料、有料にかかわらず、WordPressには複数のプラグインが配布されています。プラグインを利用すれば、サイトに必要な機能を一瞬で追加することが可能です。例えば、SNS機能を搭載することができたり、セキュリティを高められたりします。機能の追加が簡単で、短時間で社内Wikiを作ることができるので、魅力を感じる人が多いというわけです。
ちなみに、こちらのページでは、社内Wiki構築に役立てられるプラグインをご紹介しています。興味のある人は、ぜひアクセスしてください。
自社の好みにカスタマイズができる
カスタマイズ性が高いのもメリットです。ゼロベース制作やテーマ・プラグインを編集することもできるため、自分好みのデザインや機能を追加することができます。しかし、カスタマイズには、HTMLやCSSだけでなく、PHPやJavaScriptの知識が必要不可欠です。
WordPressに関する情報は豊富
WordPressはオープンソースソフトウェアです。また、使用している既存サイトも多いので、情報がインターネット上にたくさん公開されています。万が一、サイト構築の際にエラーなどでつまづいてしまったときも、調べて解決できる可能性があるので、構築しやすい点はメリットです。
社内WikiをWordPressで作成するデメリット
WordPressで社内Wikiを構築する場合のデメリットもあります。早速チェックしていきましょう。
セキュリティ強化は必要不可欠
WordPressはオープンソースなため、“誰でも”ソースを細かくチェックすることができます。例えば、サイト開発者はもちろんのこと、悪用しようとしている方も閲覧可能です。そのため、プラグインを入れるなどして、セキュリティを意識したサイト作りが求められるでしょう。
Web構築に関する最低限の知識が必要
「WordPressは簡単である」と頻繁にさまざまな記事で紹介されていますが、最低限のWeb構築技術は必要です。例えば、HTMLやCSSが使えないとページの装飾すらできません。そのため、カスタマイズしない方でもHTMLやCSSの知識は必要です。また、テーマやプラグインをカスタマイズしたい方なら、PHPやJavaScriptが使えないと構築は難しいでしょう。
WordPressで社内Wikiを作成する際の注意点
WordPressで社内Wikiを構築する場合の注意点は3つです。
多くの社員に使ってもらえるように作成する
多くの社員が社内Wikiを活用できるようにしましょう。例えば、使いやすい・わかりやすいデザインを採用すれば、積極的に使ってもらえる社内Wikiになるのではないでしょうか。特に、WordPressの場合はテーマの選択によって使いやすさが異なるので、慎重に選ぶといいでしょう。
それぞれの社員によって権限を変える
社員によって権限を振り分けましょう。例えば、ページを作成しない社員にページ作成や編集の権限は不要です。闇雲にすべての社員に多くの権限を付与することはやめましょう。
どのような情報を蓄積するのか事前に決める
蓄積する情報をあらかじめ決めておくことは重要です。情報のテーマを決めることで、テーマが基準なく混在してしまわないため、同時に使いやすい社内Wikiになります。
こうすれば簡単に作れる！サクッと社内Wikiを作る方法
WordPressは簡単に社内Wikiを構築できるツールです。しかし、企業によっては簡単に構築したい人やサイト制作に時間を割けない方もいるでしょう。ここでは、誰でも簡単に社内Wikiを構築できる方法をご紹介します。
機能はWordPressのプラグインに頼る
1つ目の方法は、機能をプラグインに頼ることです。これにより、自分で機能を作成する手間を削減できます。しかし、希望の機能を追加してくれるプラグインがない場合、プラグインの作成に時間を費やさなければなりません。
制作会社を利用して構築を完全に任せる
もっとも簡単な方法は、制作会社にお願いすることです。テーマのゼロベース制作が可能なので、企業色を全面に出した社内Wikiを構築することができます。また、社内独自の機能なども搭載することができるので便利です。
まとめ
WordPressで社内Wikiを構築すれば、費用も安く済みますし、簡単に作れるので便利です。しかし、構築する場合、ある程度の知識が必要になります。そのため、企業内で構築することに自信がない人は、制作会社を利用するのもひとつの手でしょう。
GrowGroupでは、社内ポータルサイトのサービス「KYO-YU」というサービスを行っており、
Wordpressをベースとした社内Wikiや社内報、社内共有ができるツールとなります。
初期費用のみで運営ができる小回りの利くサービスとなっておりますので、ぜひ一度デモサイト依頼などでお試しいただければと思います。
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