oVice（ヴァーチャル空間）でリモートワークのコミュニケーションを円滑化【oVice】

2020年4月までは出社し、顔を合わせながら働き、気軽に声をかけられていた環境も振り返ると懐かしく感じます…。

しかし、テレワークもメリットは活かし、デメリットを工夫し逆手に取れば、生産性の向上や、採用活動にも有利な環境へと活かすこともできます。
実際にGrowGroupでも段階的にリモートワークを取り入れつつ、コミュニケーションツールの検証やルール化などの改善を図り、今では完全なフルリモートという環境を実現しています。

そこで今回はGrowGroupで実際に、リモートワークを定着させるポイントとなったバーチャル空間のoViceについてご紹介と、リモートワークを定着化させた仕組みについてご紹介したいと思います。

ヴァーチャル空間のoViceとは

oViceは株式会社oVice（石川県）が提供している、まるでとなりで話しているように自然体なコミュニケーションをヴァーチャル空間で行うことができるツールです。

上記のように、自分自身のアバターと相手方のアバターを近づけると会話ができ、離れると会話が聞こえなくなり、実際にその場にいるかのようにコミュニケーションを図ることができ、レイアウトなども好きなレイアウト図を選択したり、自分の会社の間取りにアレンジすることにより、出社時と変わらないようなヴァーチャル環境を構築することができます。

また、oViceでは会議室なども設けられZoomやTeamsのようなWeb会議を行うことも可能です。

このようにoViceのヴァーチャル空間とは、リアルの世界に限りなく近いようなニュアンスでヴァーチャル空間を実現するのに向いていると言えます。

次にoViceをなぜ社内コミュニケーションツールで採用したのか、ご紹介していきたいと思います。

oViceを社内コミュニケーションツールに採用した理由

oViceを社内のメインコミュニケーションツールに採用した理由は下記4点があげられます。

①気軽なコミュニケーション

リモートワーク当初は顔が見えるようにGoogleMeetsやZoomなどのWeb会議のツールを常時接続していましたが、意外とこれが「コミュニケーションを阻害する要因」となりました。
というのも全スタッフが聞こえている状態では会話が弾まず、監視ツールのような感じになりました。

当たり前のことですが、出社時のリアルな環境でも全スタッフに通じて会話をするなど朝礼や全社ミーティングくらいで、出社時の社内ではチームやセクション同士や担当者ベースあるいは先輩・後輩といったように少人数で会話するのが大半です。

そのため近づくと会話ができるというのはコミュニケーションをとる上で非常に重要な視点であり、そこに特化したツールは存在していませんでした。

 

②実際に会社にいるかのような自由なレイアウト設計

oViceではあらかじめ用意されているのテンプレートのレイアウトから選択することや、オリジナルのレイアウトを作成しアップロードすることも可能です。

当社の場合では、なるべく円滑にリアルなリモートワーク環境にすることで、少しでもリモートの負担軽減になると考え、本社のレイアウトに合わせオリジナルで作成しました。

例えば、椅子の配置や会議室、ミーティングルームなど実際のレイアウト環境に沿って構築することで、説明やマニュアルを用意することなく、導入初日から自席に近い位置で自分のアバターを配置し仕事を始めていました。

このようになるべくリモートワークでもリアルに近い環境を構築することはリモートワークの負担軽減や、円滑な導入にも影響するのではないかと思います。

 

③利用しやすい手軽な導入・維持コスト

oViceは月額5,500円（〜20人程度を推奨）から使えることもあり、安価なコストで導入することが可能です。

また、導入前のトライアルが充実しており、通常2週間の無料トライアルができます。

トライアル申し込み後、担当者の方と操作説明などの打ち合わせを行うことで、管理画面からも編集ができるため、実際の利用シーンを想定した形で試すことが可能です。

ちなみにGrowGroupでは22,000円（〜50人程度を推奨）のプランで契約をしています。

 

④拡充される機能とサポート体制

導入直後は慣れるまで、担当者の方がサポートに入っていただき、運用面や操作方法などをレクチャーしていただけたり、サポートデスクも返信が早いため、それだけでもサポートは充実していますが、一番驚いたのはサポート担当者の方に「こんな機能があれば便利ですね～…」と何気なく話したことが、次の月には実装されていました。

これには当社もWebシステムを扱う身ですが、そんなスピーディーに実装いただけたことには非常に驚愕しました。

また、その後も機能面のアップデートも定期的にされており、意見の多い内容などから順次機能実装をされているようです。

 

oViceを定着化させることに役立ったこと

ここからはoViceを活用して実際にリモートワークを定着化させる上で役に立ったことをご紹介していきます。

① 段階的に導入すること

リモートワークもoViceなどのツール導入もそうですが、突発的に導入するとその分、混乱が生じ本来集中させたい業務も散漫しますので、導入は計画的に段階を踏んでいくことをおすすめします。

フルリモートにおいては、例えば最初の1ヵ月間を2部制でリモートワーク組と出社組でわけ交代で勤務し、次の2カ月では月曜日から水曜日まではフルリモート、木曜日・金曜日は全員出社など少しずつ段階的にならし、リモートワーク中に起きた内容や改善点などを話し合い、改善していくことで自社にとってよりよいリモートワーク環境を導入することができます。

oViceへの切り替えも同様に、まずは全員からではなく、チームやセクションのメンバーの数名規模で検証をしながら、どのような課題があるかを把握することで「ルール化」すべきことをスムーズに上げることができます。

 

② ルール化

ルール化では、oViceを使用してリアルな環境のヴァーチャル空間を構築したかったため、以下のようなことをルール化として取り入れました

① 出社は今まで通りの時間帯にする

当社の場合はフレックス制でコアタイムが10-17時となるため出社時同様の時間帯に勤務することでリモートワーク中でもオンとオフにメリハリをつけて業務に取り組んでいます。

 

② 朝礼は今まで通り行う

リモートワーク中も朝礼や、セクション間のミーティングは出社時同様に行うことでチーム内でのコミュニケーションをきちんと確保する。

 

③ 会議やミーティングの際にはカメラを付ける

会議（規模問わず）やミーティングなどの際はカメラ起動し顔が見える状態で話し合うで相手の表情やその場に集中する。

主に上記のような項目を最低限のルールとして実施をしていますが、出社時でも変わらずに行っていることのため、リモートワークだからこそ特別なルールがあるというよりは、リモートワークでも出社と変わらない環境を作ることが重要であると思います。

 

③ 出社時もoViceを起動

フルリモート環境でありつつ、家では仕事がしずらいというスタッフの意見から出社もOKというスタイルを取っているため、出社時のスタッフとリモートワークのスタッフでコミュニケーション差が出ないように、出社時の際にもoViceを起動しやり取りを行うようにしています。

ヴァーチャル展示会や説明会などでも利用可能

上記のようにoViceを使用しレイアウトなどを工夫することでヴァーチャル展示会や説明会など1 to anyのシーンで活用することも可能だと思います。

外部のゲストに対して設定なども細かく行える機能も搭載しているため、コロナ禍で展示会や説明会などの機会が減っている今、ヴァーチャル環境にトライしてみるもの良いかと思います。

結論

昨今のコロナ禍で当社のようにリモートワークを導入された企業も数多くいらっしゃると思います。
DXによる働き方の多様化や、育児や介護との両立などリモートワークが社会に与える影響は多いと思います。

今回ご紹介したoViceはそんなリモートワークのコミュニケーションを円滑化する一役を担うことは間違いありませんが、大切なことは出社時もリモートワーク時も会話を通じて一人ひとりがコミュニケーションをとっていくことが働きやすい環境をつくるのではないかと思います。

また、当社でもoViceについてやオリジナルのレイアウト図を作成したい、ご相談したいという方は下記よりお問い合わせください。

 

 

 

 

 

 

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