現在ホームページをお持ちの方で、一番多い悩みは「ホームページの更新作業」ではないでしょうか。
昨今のホームページは、お知らせやプレスリリース、ブログなどの日常的に変わる情報から、制作実績やお客様の声、会社移転に伴う、会社概要や沿革などといった複数のページに渡り、ホームページの更新作業が必要となります。
そこで今回のブログでは、自社でホームページの更新を行う際に注意したいポイントや、ツールの紹介、実際に導入する際の流れなどを、ご紹介したいと思います。
自社でホームページを更新する際に考慮したい５つのポイント
ここからは、自社でホームページの更新を行い際に考えておきたい５つのポイントについてご紹介をさせていただきます。
- ①自社内でホームページの更新を行う必要性
- ②更新したいページの選定
- ③ホームページの更新担当者の選定
- ④自社で更新できない場合のフォロー
- ⑤自社で内製する場合と外注する場合の費用感
①自社内でホームページの更新を行う必要性
まずは自社内でホームページを更新する必要性を考えることが大切です。
一番多いのは、会社情報やお知らせなど最新の情報をホームページに更新しないと誤った情報を届け、不信感や信頼性を損ねる恐れがあるからではないでしょうか。
また、現在、制作会社に保守費用として、毎月発生するかどうか分からない更新作業を外注しているため、ランニングコストを抑えたいということもあるかもしれません。
まずは、なぜ【自社内でホームページを更新する必要性】があるかを明確にすることが大切です。
②更新したいページの選定
次に、自社でホームページを更新するにあたり、【更新したいページの選定】が必要となります。
お知らせなどの頻繁に配信するコンテンツや、不定期に更新を行う制作実績やお客様の声など、更新したいページの更新頻度を考える必要があります。
また、むやみに更新できるページを増やしたとしても、かえって更新担当者の業務負担が増えるため、まずは各ページに更新頻度の優先順位をつけることをおススメします。
③ホームページの更新担当者の決定
自社内でホームページの更新を行う場合、社内の誰に任せるかという【更新担当者の決定】も必要です。
ホームページの更新も業務の一部となるため、なるべく更新担当者は1名～2名程度で選定するのをおススメします。
ちなみに、一般的な会社案内などのホームページの更新の場合は、通常業務量の1割～2割程度の負担になると考えていただいた方が良いかと思います。
④自社で更新できない場合のフォロー
自社で更新ができない作業も発生する場合があるため、予め考慮しておく必要があります。
例えば、更新作業中に画像加工やバナー作成などの画像加工スキルが必要とされる場合など、担当者がPhotoshopやillustratorのスキルが必要となるため、更新担当者が扱えない場合は、外注する必要性が発生します。
自社で対応ができる範囲と対応ができない範囲を明確にし、外注する場合はどのような費用と流れになるかを事前に把握しておくと円滑にフォローを行うことができます。
⑤自社で内製する場合と外注する場合の費用感
そもそも、ホームページの更新を自社で内製する場合のコストと、外注する場合のコストの費用感を考える必要があります。
例えば、更新作業のすべてを外注している場合、毎月1万円～3万円程度のランニングコストが発生するため、年間にすると12万円～36万円程度発生します。
一方、内製化を行う場合でも、初期段階で更新ツール（WordPress）等の導入カスタマイズ費用が発生するため、更新作業を自社で内製する場合にもコスト感を事前に把握しておく必要があります。
ホームページの更新ツール
次に、自社でホームページを更新するためのツールをご紹介したいと思います。
ホームページを更新するためのツールをCMS（コンテンツ・マネージメント・システム）と呼びます。
CMSは有償版と無償版、さらに種類も非常に豊富なため、今回は、無償版のCMSで最も多くの利用をされているWordPressというCMSに絞り、ご紹介をさせていただきます。
WordPressとは
WordPressは元々更新頻度が高いブログ構築を目的に、無料で配布された更新システムとなります。
現在では、利便性や管理画面の使いやすさから一般的なホームページの更新システムとして使用され、新たに生み出されるサイトの約1/4の割合でWordPressが使用されていると言われています。
また、インターネットからホームページの更新ができる点や、WordPress自体が無料ということで日本でも重宝されています。
※WordPressを自社のホームページとして組み込むための導入費用は発生します。
上記の図のように、WordPressでは管理画面から複雑なHTMLやCSSなどの言語を使用せず、MicrosoftのWordやExcel、PowerPointなどのような感覚でお知らせやブログ等を更新することができます。
また、不定期に配信を行う制作実績やお客様の声などは項目をフォーマット化することで、簡単に整ったレイアウトで更新することも可能です。
尚、会社概要などの頻度が低いページでも簡単に行うことができます。
※上記では当社でWordPress導入する際にカスタマイズを行った事例となっています。
具体的な導入の流れについて
WordPressのようなCMSツールを現在のホームページに組み込む際には、以下のような4つの流れを考慮する必要があります。
- ①制作業者への問合せと見積
- ②発注と具体的な打合せ
- ③制作業者によるホームページへの組込作業
- ④公開と操作方法のレクチャー
①制作業者への問合せと見積
まずは、制作業者へ「自社でホームページを更新する際に考慮したい5つポイント」で記載されている①～④の内容を伝え、見積もりを取ります。
見積後は、⑤の「外注する場合と内製する場合の費用感」を照らし合わせて検討を行います。
②発注と具体的な打合せ
制作業者を絞り、発注表明を行った後に、具体的なスケジュールや期間などについての取り決めの打合せを行います。
③制作業者によるホームページへの組込作業
具体的な打合せが終わった後は、制作業者によるホームページへの更新システム（WordPress）の組込作業を展開します。
組込作業が完了した後は正常に機能が動くかどうかなどの検証を行います。
④公開と操作方法のレクチャー
検証が完了し問題がなければ、本番環境へ公開を行います。
その後、更新担当者への操作方法のレクチャーやマニュアルを作成します。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
昨今では、ホームページを簡単に更新できるWordPressなどが台頭したため、ホームページを自社で更新することも随分とハードルが下がったのではないでしょうか。
GrowGroupでもホームページ制作させていただく際には、なるべくWordPressを活用し、自社で更新できるホームページとしてご提案をさせていただくことが多く、
納品後も2カ月間、操作方法のレクチャーなどアフターサポートが充実しているため、納品後もお客様自身でホームページの更新をいただいています。
ホームページを自社で更新することで、作業が早まりタイムリーな情報の発信とランニングコストの低下、さらに、有益な情報をブログで公開することにより、アクセス数の増加などが見込めます。
ぜひ、この機会に自社のホームページの更新環境を見直してみてはいかがでしょうか。
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